IMPORTANCE OF THE SALE CERTIFICATES
Como es bien conocido, el proceso de certificación de un solicitante culmina con la entrega de un “Certificado de Conformidad” o “Certificado Anual”, el cual normalmente es válido por una cosecha o por un año calendario. Este certificado es el comprobante de que la finca o planta de proceso pasaron por una evaluación, y que se encontró que los responsables del proyecto saben cómo hacer cumplir internamente las normas, y que hasta la fecha las han cumplido. Pero, ¿qué pasa después de que se emite este certificado?
A partir de ese momento es cuando empieza el movimiento de producto y su comercialización. A pesar de que lo ideal sería que la certificadora se haga presente constantemente o con mucha frecuencia en la finca o en las instalaciones, esto en la mayoría de los casos no es posible, debido principalmente al altísimo costo que tendría. Además, en el caso de certificadoras extranjeras que trabajen en un país determinado, Costa Rica por ejemplo, sería imposible realizarlo. Por esto hay que recurrir a mecanismos que permitan darle seguimiento a los proyectos de certificación durante el período activo, además de las visitas acostumbradas.
Debido a esta situación, algunas certificadoras usan el sistema de Certificados de Venta o en inglés Transaction Certificates”, como una manera de dar seguimiento a los proyectos que certifican. Eco-LOGICA es una de las certificadoras trabajan bajo este/ sistema de Certificados de Venta
¿Qué es un Certificado de Venta?
Un Certificado de Venta es un documento con validez comercial (lo cual lo diferencia del Certificado Anual) que la certificadora envía al comprador directamente, basada en información recibida del productor o vendedor certificado. Por cada venta de producto que se haga, el productor o procesador debe enviar a la certificadora un documento llamado “Solicitud de Certificado de Venta” (adjunto con este documento), en el cual declara las características del envío, fecha y lugar de envío y de recibo, producto, cantidad, responsables de la compra y de la venta, códigos respectivos y otra información importante. Con base en este documento, Eco-LOGICA, después de estudiarlo, emite el Certificado de Venta respectivo directamente al comprador.
La Solicitud de Certificado de Venta la conocerá el vendedor y Eco-LOGICA. El Certificado de Venta lo conocerá Eco-LOGICA y el comprador certificado.
El certificado anual o certificado de conformidad NO TIENE VALIDEZ COMERCIAL, solamente habilita para que se puedan autorizar los Certificados de Venta después de recibida la solicitud.
El Certificado de Venta tiene para nosotros los siguientes propósitos:
1. Asumir una alta responsabilidad en el control de cantidades que salen de un proyecto certificado, de modo que las cantidades concuerden con las estimadas al inicio. En algunos casos se dan variaciones, pero la utilización de los certificados de venta permite -conocer cuándo esto ocurre.
2. Proteger y mantener informado al consumidor o comprador
3. Asegurarse que cada transacción tiene un seguimiento de la certificadora.
El uso de certificados de venta es un proceso que se ha venido implementando y es comprensible que cada proyecto represente características diferentes. Por ejemplo, en el caso de las ventas al minoreo para mercado nacional (ferias del agricultor por ejemplo), no será posible entregar un certificado de venta para cada comprador, estamos diseñando la manera de controlar este proceso con la misma eficiencia y de una manera práctica.
En el caso de ser Usted un comprador de productos orgánicos certificados, le sugerimos exigir siempre el respaldo de la certificadora a través del certificado de venta. En el caso de ser usted un productor orgánico certificado, le recordamos que cada salida de producto debe ir respaldada por el envío a Eco-LOGICA de la Solicitud de Certificado de venta respectiva. Para detalles específicos, se puede comunicar a nuestra oficina, pues cada proyecto tiene su propia numeración y códigos.
Les recordamos que estamos para servirles.
El caso de los grupos organizados, es muy importante tener claro que para poder vender un producto certificado como orgánico, esta venta debe ser realizada a través de la organización certificada, pues en estos casos los productores miembros no están certificados de manera independiente. Por supuesto que la certificación del grupo es una carta de presentación para cualquiera de sus miembros, pero esto no autoriza a comercalizar dichos productos como certificados de manera separada. En este caso, es la organización central (cooperativa, asociación, comité, etc...) la que se comunica con la certificadora para la autorización respectiva.
